In het vernieuwde bedrijfsrestaurant van Essent in Den Bosch maakt men gebruik van de Proppos Fastpay zelfscankassa. Facilicom Solutions is de vaste partner in facilitaire zaken op deze locatie van Essent en een van de eerste gebruikers van het Proppos systeem.

Jorien Eliëns, manager services, en Mira van der Leijgraaf, projectmanager, geven ons een inkijkje bij dit bijzondere project. We gaan met hen in gesprek over het nieuwe concept op deze locatie en de ervaringen met Proppos Fastpay.

“Hier komen we het bedrijfsrestaurant binnen,” verwelkomen Jorien en Mira ons in de geheel vernieuwde cateringfaciliteit van Essent. Het hoofdkantoor van de energieleverancier uit Den Bosch is gevestigd in het Bastion-gebouw, het voormalige kantoor van de Provinciale Noordbrabantsche Elektriciteitsmaatschappij.

Het historische gebouw doet van de buitenkant kasteelachtig aan. De historische elementen zijn tijdens de renovatie behouden gebleven, mét een moderne twist. De overkapte binnenplaats, het atrium, is een centrale ontmoetingsplaats voor Essent-medewerkers en bezoekers. Het bedrijfsrestaurant grenst direct aan het atrium en is recent flink gemoderniseerd.

Samen met Jorien en Mira lopen we de moderne, kleurrijke ruimte in. Mira:“Voor het bedrijfsrestaurant heeft Essent gekozen voor een free-flow buffet.” Het lunchaanbod is verspreid over verschillende eilanden, waar gasten zich vrij omheen kunnen bewegen. “Keuzevrijheid is belangrijk in het nieuwe concept,” ligt Jorien toe. “Gasten kunnen zelf de gerechten kiezen die zij lekker vinden en deze op hun dienblad plaatsen.”

Voedzaam en gezond zijn de kernwoorden van het vernieuwde aanbod. De lunchgerechten die in het bedrijfsrestaurant worden aangeboden hebben een upgrade gekregen, met meer variatie in ingrediënten en een rijkere presentatie. Ook is er een chef-kok die aan een van de eilanden dagelijks warme gerechten bereidt.

In de plannen voor het bedrijfsrestaurant heeft Facilicom samen met Essent een nieuwe invulling gegeven aan het afrekenproces. Mira: “In de bestaande situatie rekenden gasten hun lunch af bij een van de vier bemande kassa’s.” Jorien vult aan: “Met nieuwe technieken brengen we de beleving voor de gasten naar een eigentijds niveau. Deze innovatie sluit mooi aan bij de visie van Essent.”

Vier zelfscankassa’s van Proppos Fastpay staan rug aan rug opgesteld. Gasten scannen de eigen personeelspas en plaatsen hun dienblad onder het apparaat. Deze herkent automatisch welke gerechten en dranken er op het dienblad staan en met een druk op de knop rekent de gast de artikelen af. Is de gast een externe bezoeker? Dan kan de bestelling direct met tap to pay worden betaald.

“Mensen inzetten waar ze echt waarde toevoegen, daar maakt Essent zich sterk voor. Wij dragen daar als partner maar al te graag aan bij,” vertelt Jorien trots. “Door repetitieve kassahandelingen te automatiseren kunnen Facilicom-medewerkers zich richten op gastvrijheid, advies en beleving.” Mira knikt instemmend: “De kassamedewerkers hebben nu een meer centrale rol als gastheer of -vrouw en helpen bij de keuze aan het buffet en vragen over de zelfscankassa’s.”

“Op aanraden van Essent zijn we in contact gekomen met Qommit, dat ons helpt bij de inrichting en het gebruik van het Proppos Fastpay systeem.” Jorien vervolgt: “Onze facilitaire collega’s van Essent kwamen de zelfscankassa tegen op vakbeurs Horecava in Amsterdam. Ze waren enthousiast over de oplossing en vroegen ons om de mogelijkheden te verkennen.”

Een uitgebreide kennismaking met het team van Qommit en Proppos volgde. De moderne uitstraling en snelheid van Proppos Fastpay pasten goed in het nieuwe concept van het bedrijfsrestaurant. “Naast de mogelijkheden van het systeem waren de persoonlijke benadering en betrokkenheid van Qommit doorslaggevend om de samenwerking met elkaar aan te gaan,” aldus Jorien.

Een klein team werkte mee aan het realiseren van het nieuwe afrekenproces. Jorien: “Mira hield de cateringprocessen scherp in de gaten en ik legde daar de visie van Essent overheen. Janine, businesspartner van Essent, hield continu het einddoel scherp in de gaten. Samen met collega Bob en met Sander van Qommit richtten we het systeem volledig in.”

“Ik voelde bij iedereen de sterke motivatie om het succesvol te maken. Succesvol betekent niet dat het moet werken, maar dat het moet kloppen,” vertelt Jorien. “Als we iets niet goed genoeg vonden, zochten we verder naar een oplossing.” Doordat het team eenzelfde manier van denken en werken had, volgde het viertal elkaar mooi op. Jorien: “We konden én kunnen blindelings vertrouwen op elkaars kwaliteiten.”

Mira: “Gasten zijn erg nieuwsgierig naar de zelfscankassa. Het systeem wordt als snel en gebruiksvriendelijk ervaren.” Tegelijkertijd is de nieuwe techniek ook wennen. “We zien dat gasten elkaar spontaan helpen bij het scannen en afrekenen van artikelen, of dat met hulp van onze medewerkers doen." De adoptie heeft naar de mening van Jorien en Mira tijd nodig.

Voor de keuken vraagt het werken met een zelfscankassa om een aanpassing in de werkwijze. In het bedrijfsrestaurant worden namelijk iedere dag andere gerechten geserveerd. Een medewerker voegt de nieuwe lunchgerechten in het systeem toe, door bij een van de Proppos scanners het gerecht van verschillende kanten te laten fotograferen. De foto’s worden vervolgens automatisch gedeeld met de andere scanners, zodat het systeem de nieuwe gerechten direct herkent.

Inmiddels is Proppos Fastpay volledig in gebruik genomen bij Essent en Jorien en Mira blikken terug op de beginfase. De eerste dagen ontbrak het aan een duidelijke instructie op het scherm van de scanner en dat leverde verwarring bij de gasten op. Jorien: “Deze feedback hebben we direct met Qommit gedeeld, zodat ze dit bij toekomstige implementaties kunnen toepassen.”

Ze vervolgt: ‘Daarnaast zagen we bijvoorbeeld dat de scanner een artikel niet of niet juist herkende en daardoor een lagere prijs in rekening bracht. Dat is zonde van de marge.” In de loop van de tijd leert de scanner bij en de foutmarge gaat stap voor stap omlaag. “Ook maakten we vooraf een inschatting van de leercurve. In de praktijk bleek dat het finetunen van dit proces meer tijd kost. Dat is een belangrijke les om door te geven,” aldus Jorien.

Voor een moderne, snelle manier van afrekenen in een bedrijfsrestaurant is Proppos Fastpay een geschikte oplossing. De nieuwe techniek maakt een snelle ontwikkeling door en gasten moeten zichtbaar wennen aan de zelfscankassa, maar Jorien en Mira geloven in de potentie van het systeem.

De samenwerking met Qommit bevalt hen goed. Mira licht toe: “Het teamwork en de korte lijnen hebben bijgedragen aan het succes van het project.” Jorien knikt instemmend: “Het is tof om met een groep jonge mensen met deze innovatie bezig te zijn. Omdat we dezelfde drive hebben werkt dat heel fijn samen.”